Cara Mudah Membuat dan Memperpanjang Paspor di Imigrasi

Ceritanya masa berlaku pasporku mau habis di bulan September 2015 ini. Sekalian memperpanjang paspor, aku juga ingin membuat paspor untuk Naylal, secara dia belum punya paspor tidak seperti adiknya yang sudah mempunyai paspor. 

Ribet ngga sih urus perpanjangan atau membuat paspor? Sebagian orang bilang ribet.

Berkaca dari pengalaman membuat paspor Aisya, ternyata tidak seribet yang kita pikirkan. Ya, waktu itu agak sedikit bolak-balik mencari tempat photocopy, gara-gara salah photocopy. Sok banget sih waktu itu, ingin penampilan dokumen yang cantik. Haha.

Nah, biar ngga bolak-balik seperti aku pertama kali mengurus sendiri pembuatan paspor, simak tulisan berikut yak..

Datang Langsung atau Online?

Berhubung cutiku terbatas, solusi online merupakan pilihan terbaik. Setidaknya mengurangi waktu kedatangan ke kantor imigrasi.

Pengajuan paspor online bukan berarti membebaskan kita dari keharusan datang ke kantor imigrasi. Pengambilan sidik jari, foto juga interview tetap harus dilakukan secara langsung. Kalau dihitung, untuk pembuatan paspor anak, kita cukup datang sekali karena untuk pengambilan bisa diwakilkan.

Pengurangan 1 hari pun, bagi buruh seperti aku sangat berharga sekali.

Pengajuan Paspor Online Susah?

Tidak susah sama sekali alias cenderung gampang. Kita tinggal meluncur ke website imigrasi di sini, pilih paspor online, tinggal ikuti langkah-langkah yang diminta.

Proses pengajuan online sekarang sedikit berbeda saat pertama kali aku mencoba aplikasi online untuk pengajuan paspor Aisya.

Saat ini, tidak usah lagi upload salinan dokumen. Cukup mengisi data-data sesuai dengan urutan langkah pra permohonan di aplikasi paspor online imigrasi. Aissh, padahal aku kemarin sibuk ngumpulin soft file dan resizing supaya keseluruhan salinan dokumen tidak lebih dari 1MB.

Kemudian yang berbeda saat ini adalah proses pembayaran dilakukan melalui bank. Hmmm, cara ini tentunya membantu untuk menghindari pungutan-pungutan tidak jelas saat di imigrasi.

Secara keseluruhan aplikasi paspor online menjadi semakin lebih mudah.

Cara Menggunakan Aplikasi Paspor Online

Pertama, buka website imigrasi, dibagian tengah halaman ada kotak berisi ikon dan tulisan, "paspor online", "visa online", dsb.

Karena kita mau mengajukan pembuatan paspor, maka pilih paspor online. Nanti akan muncul halaman seperti ini:

1. Pra Permohonan

Pertama, kita klik di bagian "pra permohonan". Akan keluar beberapa format yang harus kita isi, seperti nama pemohon, tinggi badan, alamat email, kanim yang dipilih, status, tanda pengenal, tanggal lahir, nama ayah & ibu, dll.

Alamat email jangan sampai salah, apalagi lupa password. Karena surat pengantar ke bank untuk pembayaran juga bukti tanda terima pengajuan permohonan paspor akan dikirim melalui email untuk di print out.

Untuk tanda pengenal, kita bisa menggunakan nomor KTP, tapi untuk anak yang belum memiliki KTP kita bisa pilih NIK dan isikan sesuai dengan nomor NIK yang tertera di kartu keluarga. Sebetulnya nomor NIK yang tercantum di kartu keluarga dan KTP adalah sama. Coba deh perhatikan.

Ada beberapa kolom yang wajib diisi, diberi tanda asterik merah yang menunjukan kolom itu tidak bisa dibiarkan kosong. Ada juga beberapa yang tidak bertanda, artinya kita bisa skip alias lewati. Seperti contoh, kalau belum menikah, nama ayah & ibu wajib diisi, sedangkan yang sudah menikah, yang wajib diisi adalah nama pasangan (suami/istri). Jangan sampai lupa tanggal lahir mereka yak.

Kita dapat menentukan kantor imigrasi (kanim) mana yang akan kita datangi. Biasanya jika alamat di KTP sama dengan alamat di kartu keluarga, di kanim mana pun tidak masalah. Tapi katanya jika berbeda harus sesuai dengan domisili. Nah, aku pilih kanim Cilegon yang terletak di Merak. Secara kanim ini lebih dekat dari rumah yang terletak di perbatasan Serang Cilegon, ketimbang ke kanim Serang. Sebetulnya sih karena aku lebih hafal jalurnya plus angkot yang melaluinya. Kalau Serang, ampun deh, jalur angkot suka-suka.

Setelah selesai, kita akan memperoleh notifikasi surat pengantar ke bank, untuk proses pembayaran. 

  Tips: 

• Kalau belum mendapatkan email notifikasi pembayaran, kirim ulang pra permohonan personal, icon sebelah bawah status pra permohonan. 
• Isi yang bertanda asterik, juga data yang dianggap penting, seperti data orang tua (nama, tanggal lahir, tempat tinggal). Saya pikir tidak mesti diisi, ternyata harus dilengkapi untuk data orang tua.

2. Proses Pembayaran

Pembayaran dilakukan melalui bank BNI. Saat ini sepertinya imigrasi baru bekerja sama dengan bank BNI. Bawa bukti pengajuan paspor yang berisikan sejumlah uang yang harus kita bayarkan ke bank, dan nanti kita akan mendapatkan tanda bukti pembayaran dari bank.

Aduh ribet sekali kalau harus ke bank ya. Sedangkan aku ingin hari ini mengajukan pendaftaran, besok sudah ke kantor imigrasi. Sekali lagi, untuk pekerja seperti aku agak kesulitan kalau harus datang langsung ke bank. Ada cara lain?

Nah, saat daftar online, tertera pilih pembayaran melalui apa. Hanya ada satu pilihan sih yaitu BNI ATM/teller. Wah, harusnya bisa lewat ATM donk. Tapi nanti kode verifikasinya seperti apa? Ah, saya pikir tidak ada salahnya pulang kerja mampir ATM untuk melakukan pembayaran.

Pembayaran lewat atm BNI, setelah memasukan pin, pilih menu pembayaran, kemudian cari menu imigrasi. Akan diminta memasukan nomor permohonan. Setelah itu akan tertera nama pemohon dan sejumlah uang yang harus dibayarkan.

Saat ini biaya pembuatan paspor baru, maupun penggantian adalah Rp355.000 rupiah, ditambah Rp5000 admin bank, total menjadi Rp360.000 untuk biaya pembuatan paspor.

Jadi untuk pembayaran ATM, tidak perlu mencetak bukti pengantar ke bank, cukup menghafal atau menulis nomor permohonan kita.

  Tips: 

• Struk pembayaran di fotokopi sebanyak 3 lembar, disatukan dengan berkas permohonan kita.

3. Verifikasi Pembayaran

Setelah selesai melakukan pembayaran, buka kembali email dari imigrasi, follow link yang terdapat dibagian isi email, dimana link ini direct ke halaman verifikasi website imigrasi.

Masukan nomor yang tertera dibagian item jurnal bank, dan klik lanjut. Akan keluar tanggal pilihan kedatangan ke imigrasi. Sudah ditandai dalam 2 minggu ke depan hari-hari dimana kantor imigrasi buka. Masukan tanggal yang kita pilih, dan selesai! Tanda terima permohonan dikirim ke email.   

  Tips:

• Pilihlah hari dimana tidak terlalu banyak pengunjung. Misal 1 hari sebelum cuti bersama Lebaran. Dijamin lancar. Terbukti, walaupun saya datang hampir jam 10, tetap kebagian nomor kecil :)

Kedatangan di Kantor Imigrasi

a) Bawa persyaratan yang diminta 

Depan loket pembayaran

Dokumen asli, fotocopy dokumen, lembar tanda terima permohonan yang dikirim via email sebanyak 3 halaman, juga bukti pembayaran dari BNI.

           Persyaratan membuat paspor anak:
           - Akte Lahir
           - KTP kedua orang tua
           - Buku Nikah
           - Kartu Keluarga
           - Paspor Ibu/Ayah, jika ada

           Persyaratan perpanjangan  paspor
           - Akte Lahir
           - KTP
           - Kartu Keluarga
           - Paspor lama

Semua persyaratan difotokopi dalam kertas A4.
- Fotokopi KTP tidak usah digunting sesuai ukuran KTP, biarkan tetap dalam bentuk A4.
- Fotokopi KTP untuk paspor anak, KTP ayah & ibu dikopi dalam halaman sama, posisi atas bawah.
- Buku nikah dikopi atas bawah, halaman 1 dan 2 (atas), hal 3 dan 4 (bawah)

Tips:

• Saat datang memakai pakaian sopan. Warna bebas, kecuali putih. Pria mengenakan celana panjang. Kalau tidak bisa tidak diperbolehkan masuk.

b) Ambil nomor antrian

Petugas siap membantu untuk mendapatkan nomor antrian. Kita bilang bahwa sudah mendaftar lewat online, tetapi nomor antrian tetap berlaku. Antrian untuk panggilan pertama diberi kode Axxx, yaitu untuk pemeriksaan kelengkapan persyaratan.

Nomor Antrian A

Di layar tertera nomor antrian yang sedang dipanggil. Ada kode A, kode B, kode C dan D. Kode antrian A berarti memasukan berkas permohonan dan pemeriksaan dokumen.

Petugas memanggil sesuai dengan nomor antrian. Berkas fotokopi dokumen diserahkan juga dokumen asli. Dokumen asli diperlukan untuk verifikasi saja, begitu selesai langsung dikembalikan. 

Tips:

• Datang pagi supaya mendapat nomor antrian awal. Kantor imigrasi Cilegon pada hari Senin - Kamis beroperasi mulai pukul 07.30 - 16.00, dengan waktu istirahat 12.00 - 13.00, sedangkan hari Jum'at mulai jam 07.30 - 16.30, dengan waktu istirahat 11.30 - 13.00 

c) Melengkapi kekurangan persyaratan

Surat Pernyataan Paspor Lama

Ketika dokumen asli diserahkan kembali, saya menyadari bahwa paspor lama saya ditahan, bukan hanya salinannya saja. Saya menyadari karena semua dokumen asli langsung diserahkan kembali begitu selesai mencocokan dengan salinannya, termasuk paspor ayahnya anak-anak.

"Mbak, kalau perpanjangan paspor, boleh tidak paspor lama tetap saya pegang?" tanya saya, sementara Mbak petugas imigrasi menyusun kelengkapan data-data dan memasukannya ke map kuning imigrasi.

"Boleh," jawabnya singkat, "ini dilengkapi ya Bu, surat pernyataan ditanda tangan di atas materai, lanjutnya lagi sambil menyerahkan form SPRI untuk data diri Naylal, penyataan orang tua dan pernyataan untuk tetap memegang paspor lama.

Jadi ada beberapa form yang harus dilengkapi di kantor imigrasi, yaitu:

1. Isian form spri, untuk pembuatan pasport baru
2. Form penyataan izin orang tua/wali, untuk paspor anak, tanda tangan di atas materai  
3. Surat pernyataan jika kita ingin tetap memiliki paspor lama kita, saat perpanjangan paspor. Tanda tangan di atas materai.

Map Kuning & Antrian B

Setelah semua dokumen komplit, dijadikan satu dalam map kuning. Map kuning yang telah berisi persyaratan, kita serahkan kembali ke petugas, dan tinggal tunggu antrian untuk foto, biometri dan wawancara.

Nomor antrian kita berikutnya adalah B003 dan B004, huruf B menunjukan tahap berikutnya setelah pemeriksaan dokumen, yaitu wawancara, foto dan biometrik. 

Tips:

• Map kuning tidak perlu beli atau membawa sendiri dari rumah, didapatkan gratis di kantor imigrasi
• Siapkan 1 materai untuk pengisian surat pernyataan izin orang tua (paspor anak)
• Siapkan 1 materai untuk surat pernyataan jika kita tetap ingin menyimpan paspor lama (perpanjangan paspor)
• Mengisi dokumen harus mengunakan huruf cetak dan tinta hitam

d) Foto, Biometrik dan Wawancara

Tidak sampai 30 menit, nomor kita sudah dipanggil. Kita pun masuk ke ruang foto.

"Tunggu sebentar ya Bu," senyum petugas imigrasi wanita di ruang foto, "silahkan duduk dulu," tunjuknya ke arah kursi, sebelum kemudian dia menghilang di balik tirai.

"Ibu Levina," panggil petugas wanita tadi, "sepertinya ada sedikit masalah. Saya tidak bisa masuk ke sistemnya," jelasnya lagi.

Deg! Masalah apa ini?

"Ini ya Bu, saya masukan nomor pra permohonan Ibu, tapi tidak bisa diakses," jelas petugas wanita menunjukan di layar komputer bahwa pra permohonanku ada masalah, "mungkin karena ini perpanjangan. Untuk membuka route nya, saya harus kontak ke pusat, dan mungkin tidak bisa cepat. Kalau yang Naylal tidak ada masalah, bisa difoto sekarang."

"Maksudnya? Ngga bisa hari ini pengambilan fotonya?" tanyaku cemas dan sedikit panik. Kapan lagi aku bisa datang ke imigrasi, besok sudah mulai cuti bersama.

"Oh, maksudnya saya harus kontak ke pusat untuk membuka route-nya. Mungkin memerlukan waktu lebih dari 30 menit, tergantung dari respon pusat. Saya usahakan secepatnya, tapi ngga bisa janji," jawabnya.

Oala! Jangankan 30 menit, seharian nunggu juga ngga masalah Mbak Yu, sing penting bisa kelar hari ini. Lega juga, ternyata ngga mesti harus datang lain waktu.

Akhirnya Azka dulu deh yang di foto dan biometrik. Azka tampak antusias mengikuti arahan petugas imigrasi saat diambil sidik jari.

"Lho kok sidik jarinya ngga unik yak?" kata petugas imigrasi, "coba sekali lagi. Jempol kanan, telunjuk kanan, tengah, manis, kelingking...," petugas memberi arahan kepada Azka untuk meletakan jarinya satu persatu di mesin scanner sidik jari.

"Ok, mungkin tadi ada yang ke scan dua kali, jadi sidik jari tidak unik," jelasnya lagi.

"Memang kalau ke scan dua kali jadi ngga unik yak?" tanyaku.

"Iya, karena ada dua sidik jari yang sama. Harusnya berbeda, makanya dibilang unik," jelas si petugas.

Untuk sesi wawancara, seperti biasa hanya ditanya keperluannya mau ke mana bikin paspor. Uiih, kelar deh sesinya Azka. Tidak sampai 1 jam, sudah beres seharusnya, kalau tidak karena masalah route-nya ga bisa di akses.

e) Menunggu Giliran di Panggil Kembali

Supaya tidak bosan menunggu giliran panggilan, siapkan untuk mengisi waktu luang, entah itu membawa buku novel, ataupun android untuk chat, dengerin musik, nonton, main game, dan lainnya.

Belakang aku, seorang laki-laki, tampaknya sudah dari pagi. Giliran dia masuk ke ruang foto. Tak lama kemudian, petugas loket memanggilnya kembali, menjelaskan bahwa pembayaran dilakukan di bank BNI.

"Bayarnya di bank BNI?" tanya lelaki itu, "saya serahkan kembali ke sini?"

"Tidak perlu. Bukti pembayaran bisa nanti, berbarengan dengan pengambilan paspor," jelas si petugas.

Kelihatannya Mas-nya tadi melakukan pembuatan paspor offline, alias datang langsung ke kantor imigrasi dari sejak pra permohonan. Rupanya saat ini pembayaran tidak ada yang dilakukan di kantor imigrasi lagi. Baik online maupun manual, pembayaran dilakukan melalui bank.

"Ibu Levina! Sudah bisa di foto sekarang," panggil petugas perempuan tadi lagi, sekaligus sukses menggagalkan keinginanku untuk bertanya-tanya sama Mas-nya yang melakukan pendaftaran offline.

Ow, cepat juga. Tidak sampai 30 menit seperti yang dibilang tadi. Fast response! Hmmm...apakah karena tidak terlalu banyak pengunjung yak...2 hari menjelang lebaran.

Pengambilan Paspor 

Saat wawancara selesai, kita akan terima lembar untuk pengambilan. Menurut petugas, paspor dapat diambil setelah 3 hari kerja dari hari pengajuan

Jadi tinggal menunggu waktu pengambilan! Berhubung terpotong cuti bersama Lebaran, mungkin sekitar tanggal 24 Juli 2015 baru bisa selesai. Sebetulnya ada cara mudah untuk mengecek status permohonan kita, yaitu di website imigrasi, layanan paspor online, di item status pra permohonan.

Betulkah selesai tanggal 24 Juli 2015, sesuai dengan perhitungan 3 hari kerja dari waktu pengajuan? Simak ya kelanjutannya dipostingan berikutnya. Bagaimana dagdigdug hati, karena 2 hari kemudian, setelah pengajuan perpanjangan paspor, mendapat berita dari group WA, bahwa semua paspor akan diganti baru sesuai standar ICAO, berlaku September 2015. 

Aduh, standar ICAO..., mahluk apa pula itu...